S blížící se zimní sezónou přechází celý systém Karty Krkonoš na plnou digitalizaci a automatizaci. Pro ubytovatele to znamená zásadní zjednodušení: Karta se stává součástí komplexního Digitálního průvodce v telefonu hosta a její vydávání bude probíhat zcela bezobslužně.
Hlavním cílem této evoluce je odbourat administrativu na recepcích a zrychlit doručení Karty Krkonoš. Z Deskline postupně zmizí tlačítko [Vydat kartu] a ani ubytovatelé používající integrované hotelové a rezervační systémy (Previo atd) již nebudou muset ručně vstupovat do externího karetního systému.
Starý vs. nový systém v kostce
Až dosavad bylo před vydáním hosta nutné přepnout do Deskline, manuálně hosta v databázi vyhledat, zkontrolovat všechny údaje (případně doplnit e-mail), zvolit jazyk průvodního e-mailu a stiskem tlačítka [Vydat kartu] odeslat e-mail obsahující link na digitální kartu s QR, kterou si host stáhl do peněženkové aplikace svého mobilního telefonu. Uf 🙂
Nově bude muset ubytovatel pro automatické vydání karty Krkonoš splnit pouze 3 podmínky:
1) Přihlásit hosta všemi povinnými údaji
2) Uvést kontaktní e-mail
3) Host je ve stavu checked-in, případně pre-checkin
Jak automatizace funguje v praxi?
Základním předpokladem pro úspěšné vystavení Karty Krkonoš je správné vyplnění všech povinných údajů ve vašem recepčním systému.
Které údaje jsou ze zákona povinné?
- Datum příjezdu a odjezdu
- Jméno a příjmení
- Datum narození
- Adresa trvalého bydliště (včetně PSČ)
- Číslo a druh průkazu totožnosti
Pro vystavení karty navíc potřebujeme i e-mail, bez něj kartu nelze hostovi zaslat. Pokud cestuje rodina nebo skupina, systém nově umí e-mail hlavního hosta automaticky doplňovat i ostatním členům.
Jak a kdy host Kartu Krkonoš obdrží?
1. Ještě před příjezdem
Pokud používáte náš WebClient a host vyplní své údaje ještě před příjezdem (online pre-check-in), může mu přístup do digitálního průvodce přijít e-mailem už 7 dní před příjezdem.
Předem si tak prohlédne výhody Karty Krkonoš, naplánuje výlety a zjistí, jaká zajímavá akce během jeho pobytu proběhne. Samotná Karta Krkonoš se mu v digitálním průvodci zpřístupní až v den příjezdu a od tohoto dne mu také platí.
2. Při příjezdu
Používáte-li jiný recepční systém, který je s Kartou Krkonoš plně propojený, stačí v něm provést běžný check-in hosta. Jakmile vyplníte všechny potřebné údaje včetně e-mailu, váš recepční systém nám je předá a během několika minut se hostovi Karta Krkonoš sama vydá a odešle. Do našeho karetního systému se už nemusíte přihlašovat ani kartu ručně vydávat.
Odkaz v e-mailu hosta navede do digitálního průvodce. Bude ho mít po celou dobu pobytu přímo v mobilu a kromě své Karty Krkonoš v něm najde
- přehled míst s výhodami a slevami,
- provoz lanovek a vleků,
- kalendář kulturních a sportovních akcí v celém regionu
- počasí a webkamery
Pojistka pro recepci: Pokud host e-mail ve schránce nenajde, recepce má stále možnost vygenerovat a poslat kartu manuálně na jedno kliknutí přímo ze svého rozhraní.
Karta Krkonoš tak nově není jen benefitní kartou, ale praktickým průvodcem pro celý pobyt ve východních Krkonoších.
Hlavní benefity pro ubytování
Úspora času: Konec papíru, laminování a zbytečného klikání v jiných systémech.
Bezobslužný provoz: Ideální řešení pro apartmány s self-check-inem – host dostane kartu přímo do mobilu.
Právní jistota: Nový systém plně a automaticky řeší GDPR souhlasy (opt-in) hosta.
